Oui. Un décret du 10 avril 2020 vient préciser les modalités de réunion et de consultation des institutions représentatives du personnel (CSE, CSEC) par conférences téléphoniques ou messagerie instantané. Pour mémoire, par ordonnance du 1er avril 2020, le gouvernement a élargi les possibilités d’organisation des réunions par visioconférence, conférences téléphoniques ou messagerie instantanée, donc sans la présence physique des représentants du personnel.

La situation sanitaire qui impose de prendre toutes les précautions nécessaires pour préserver la santé des salariés et des représentants du personnel peut justifier le recours à la visioconférence. À condition toutefois que celle-ci ne soit pas détournée de sa finalité et permette donc d’assurer pleinement la continuité des institutions représentatives du personnel. En revanche, les conférences téléphoniques ne devraient pas être autorisées, car elles rendent encore plus difficiles les échanges et ne garantissent pas l’identité des interlocuteurs. Pour ce qui est des messageries instantanées, il n’est selon nous pas possible de considérer que c’est un moyen d’assurer une réunion de CSE.

Comme l’indique l’ordonnance, le recours à la conférence téléphonique est permis au même titre que la visioconférence. En revanche, le recours à la messagerie instantanée n’est autorisé que lorsque les deux autres modalités de réunion à distance sont impossibles, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Rappelons que ces dispositions sont uniquement applicables aux réunions convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire soit jusqu’au 24 mai 2020 (sous réserve de prolongation).

Le cas des conférences téléphoniques

Lorsque la réunion de l’institution représentative du personnel est tenue en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Le ou la président·e doit informer les membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles habituelles applicables à la convocation des réunions.

Lors de la réunion, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions citées ci-dessus et le vote a lieu de manière simultanée. Les participant·es disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le ou la président·e.

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre à certaines conditions. Il doit garantir que l’identité du ou de la votant·e ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le cas des messageries instantanées

Lorsque la réunion de l’institution représentative du personnel est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne doit en aucun cas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Le ou la président·e informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles habituelles de la convocation des réunions de l’instance.

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

• L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisants tels que décris ci-dessus ;
• Les débats sont clos par un message du ou de la président·e, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
• Le vote doit avoir lieu de manière simultanée et les participant·es doivent disposer d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations ;
• Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le ou la président·e en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote mis en œuvre doit répondre à certaines conditions. Il doit garantir que l’identité de celui ou celle qui vote ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.